Sistemas de Archivo

El software que GADD ha desarrollado para la Administración Pública incluye un bloque perfeccionado para el archivo físico y electrónico.

Este módulo se ha diseñado para gestionar el ciclo de vida de todos los procesos de archivado, desarchivado, transferencia, valoración, selección y eliminación de los fondos, en formato digital y en papel y se ha adaptado para cumplir con los requisitos de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Este procedimiento posibilita gestionar múltiples archivos y controlar las transferencias de documentos entre ellos, administrar numerosos fondos en cada archivo y definir cuadros personalizados de clasificación para cada uno. El sistema creado por GADD hace posible también definir la ficha de unidad documental mediante campos de diversa índole, convirtiéndolo en fácilmente adaptable a todas las normativas existentes en esta materia.

El módulo incluye la generación automática de la signatura sobre unidades de instalación activas o seleccionadas y un bloque de registro de salidas de objetos del archivo, controlando el personal que accede a la documentación archivada, el momento en que lo hace y los motivos. Desde cualquier departamento se pueden generar hojas de remisión de expedientes al archivo, verificándolas de manera física y electrónica en el momento de recepción, y permite la impresión y firma en papel de las hojas o ser firmadas electrónicamente desde el sistema AUPAC.

El diseño ha sido realizado para tener en cuenta todas y cada una de las características y necesidades de gestión en la vida de un documento, entre las que incluye:
• Campos de tipo geográfico, institucional, onomástico y de materia, entre otros.
• Asociación de cada documento a varios valores para facilitar su localización.
• Gestión de unidades de instalación físicas y electrónicas.
• Definición de nuevas áreas de descripción y modificación de elementos en las existentes.
• Archivo de ficheros según los campos de tipo y lista: documentos, imágenes digitalizadas, planos, fotografías, etc.
• Definición previa de consultas, informes, alarmas e indicadores que aporten información sobre la actividad realizada sobre el archivo.
• Control de fecha de salida, motivo, signatura, plazo de devolución, departamento, personal solicitante, observaciones y control de incidencias de cada objeto que salga del archivo.
• Módulo de expurgo para definir procedimientos de selección, valoración y eliminación de fondos físicos y electrónicos.
• Clasificación de archivo, condiciones de acceso y periodo de custodia desde la solicitud inicial, que acompañarán al expediente durante todo su ciclo de vida.