Gestión integrada de documentos

Somos pioneros en acercar la Administración a la ciudadanía, creando soluciones basadas en la cercanía, simplicidad y uso amigable de los elementos que nos han hecho merecedores del reconocimiento de los organismos para los que trabajamos.

En 2011 GADD se sitúa como referente digital del sector al conseguir la certificación SGSI ISO 27001 de Seguridad de la Información y obtener las clasificaciones V2D, V3D y V5D, que permiten contratar proyectos TIC con las administraciones públicas.

Nuestros proyectos para instituciones se centran en la implantación de un sistema de gestión integral de documentos, un paso decisivo de cualquier organización dentro de su política de calidad y mejora continua.

La gestión integral es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, desarrollo, implantación y evaluación de los sistemas administrativos y archivísticos necesarios durante el ciclo de vida completo de los documentos. Proporciona economía y eficacia y tiene carácter transversal, ya que se aplica en todos los ámbitos de la actividad y en ella participan todas las personas responsables de la gestión administrativa.

Para cubrir esas necesidades nace AUPAC, un producto que maneja íntegramente los registros, expedientes, trámites, documentos, acuses de recibo, resoluciones, órganos de gobierno, vencimientos, inventario y archivos administrativo e histórico. Lanzado en 1996, es el resultado de un trabajo que comenzó en los inicios de esa década y fue nuestra primera solución. Hoy, sigue plenamente vigente, y continúa implantándose y funcionando en decenas de administraciones públicas, con actualizaciones e innovaciones permanentes.

GADD proporciona flexibilidad en la metodología de trabajo mediante un sistema unificado que contribuye a una imagen corporativa clara y destacada. Ofrece a la Administración la posibilidad de organizar procedimientos, estructuras departamentales, recursos humanos e informaciones y hace que los procesos de tramitación, resolución de expedientes y documentación resulten más eficaces. Además, establece controles, realiza mediciones y seguimiento de todos los procesos para detectar “cuellos de botella”, haciendo más eficaces las fases de tramitación, documentación y resolución de expedientes.

Los procedimientos implantados siguen las normas ISO 900, garantizando la calidad y ofreciendo poderosos instrumentos con los que mejorar los procesos de forma permanente. Eso se traduce en una atención ciudadana ágil y continua a través de Internet y las nuevas tecnologías.

Algunas de las principales funciones de AUPAC son:

• Soporte multiidioma, multientidad y multipuesto.
• Enlace con aplicaciones externas e integración con bases de datos corporativas.
• Parametrización, configuración y mantenimiento integrado.
• Registros de entrada, salida o interno y certificación mecánica.
• Identifica automáticamente documentos con códigos de barras y tratamiento del Código Único de Verificación Electrónica (COVE).
• Gestión automatizada de notificaciones y acuses de recibo.
• Establece alertas y tareas para controlar vencimientos.
• Firma digital incrustada en PDF/A con DNI electrónico o certificados digitales.
• Control de traslados físicos de fondos, expedientes y acuses de recibo.
• Tratamiento de propuestas, acuerdos, decretos y resoluciones de órganos de gobierno.
• Inventario de bienes, gestión del patrimonio e inventario de procedimientos.
• Gestión de compras, stocks y materiales y terminal de liquidación de tasas.
• Diferentes niveles de seguridad según servicio, entidad y usuario.