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IDENTIFICACIÓN NO FEHACIENTE EN LAS SEDES ELECTRÓNICAS ESTADO DE ALARMA. CASO PARTICULAR DE LOS CERTIFICADOS DE EMPADRONAMIENTO.

Llevamos desde finales de los 80 produciendo herramientas electrónicas que permitan la modernización de la administración hacia la actual y “única” administración electrónica, tal y como versa el preámbulo de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. “Sin embargo, en el entorno actual, la tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los procedimientos sino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones. Porque una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados.”

La citada Ley 39/2015, ha llegado donde desde la luego donde no pudo la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, siendo en mi opinión dos factores los claves:

  • La derogación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, evitando contradicciones entre la tramitación en papel y la tramitación electrónica.
  • Y por supuesto el artículo 14 de la actual Ley 39/2015 donde se establece la obligatoriedad en el uso de la administración electrónica para  determinados supuestos: “En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos: a) Las personas jurídicas. b) Las entidades sin personalidad jurídica.c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles. d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.

Pero sigue habiendo una frontera para la ciudadanía de a pie, las personas físicas, y ésta es la identificación mediante certificados digitales, no estando tan extendido como nos gustaría el uso de los mismos, entre los que evidentemente se encuentra el DNI electrónico (siendo quizás hasta más complicado al requerir tener un lector del mismo).  Si bien es verdad,  no se deja de trabajar en ello y se ha avanzando en herramientas como CLAVE que permiten agilizar la identificación y firma. No es nuestra intención profundizar, en este momento, en los métodos de identificación y firma, que lo dejaremos para otro artículo.

En ocasiones a la hora de plantear la puesta en marcha de servicios electrónicos nos encontramos con reticencias o  temores a implantarlo sin identificación certificada, lo cual se plantea como un problema, dado que dicho requerimiento reduce de forma sustancial el potencial número de usuarios o usuarias del servicio electrónico a través de medios electrónicos… Para ello siempre intentamos analizar la problemática, desde el punto de vista de la proporcionalidad, por supuesto que el acceso a cualquier dato requiere identificación, al igual que todos aquellos que afecten a derechos o intereses de las personas, así como para todos aquellos actos que se requiera firma conforme con el  art 11 L 39/2015…. Pero vemos que hay un gran número de servicios electrónicos que lejos de ser un riesgo para la persona son un beneficio para ambas partes… aquellos que permitan la participación de las personas en el municipio y la colaboración con la Entidad, así como aquellas que por sus característica son un servicio que no requiere dicha fehaciencia….digamos por ejemplo y a modo totalmente ejemplizante “Solicitud de cita con Técnico/a- cargo”, o el famoso “buzón de quejas y sugerencias”, “solicitud de recursos municipales”, etc…

Hoy nos gustaría tratar el momento actual en el que nos encontramos, donde la Administración electrónica pasa a ser más necesaria que nunca, dada la restricciones que genera es Estado de Alarma, ¿Qué pasa con todas aquellas personas que no tienen identificación electrónica? ¿Nos olvidamos de ellas? Hoy nos gustaría hablar de la proporcionalidad, de los medios y el poder prescindir de determinadas identificaciones para facilitar el uso de la sede electrónica, ya sea como medida transitoria, o para tener en cuenta a futuros.

Uno de los casos claves que se nos están dando y que mas consultas están generando, son los Certificados de Empadronamiento, necesarios ante la crisis sanitaria COVID 19 siendo necesaria para la solicitud, (conforme con el art 7 a 16 del RD), de  una moratoria de la deuda hipotecaria para la adquisición de la vivienda habitual, (RD  11/2020, art 6.1.c, 17.1.c y 28.4)  para  obtener moratorias o ayudas en relación con la renta arrendaticia de la vivienda habitual, a efectos de la moratoria hipotecaria y del crédito de financiación no hipotecaria, para acreditar la condición de consumidor vulnerable y solicitar el bono social por parte de trabajadores autónomos que hayan cesado su actividad o hayan visto reducida su facturación como consecuencia del COVID-19.

Creemos que la proporcionalidad entre la necesidad, la emergencia, eficacia y la eficiencia de la administración, pasa por hacer un estudio de cada caso particular y poner al servicio de la administración y de los ciudadanos y ciudadanas herramientas útiles y ágiles, y accesibles a la misma, dadas las condiciones.

Avala esta opción de implantar un certificado de empadronamiento, (al menos temporal mientras dure el estado de Alarma, ya que en otros supuestos podrían dirigirse a la atención presencial), en que las formas de identificación no dependan de certificados electrónicos  la “Nota de la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento, en sesión telemática de 3 de abril de 2020 sobre la tramitación de certificados de empadronamiento exigidos en virtud del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 y del Real Decreto-ley 11/2020, de 31 de marzo, por el que se adoptan medidas urgentes complementarias en el ámbito social y económico para hacer frente al COVID-19, que sustituye a la Nota de 31 de marzo de 2020”

En la que se concluye de la siguiente manera:

En consecuencia, con carácter general el Ayuntamiento tiene que asegurarse de que quien solicita el certificado es el propio interesado o su representante. Pero atendiendo a las excepcionales circunstancias creadas por la declaración del estado de alarma, considerando que en esta situación debe primar la atención a los derechos de los ciudadanos para que puedan acceder a las prestaciones indicadas y sobre todo, cuando no esté contemplada la aportación del certificado de forma posterior a la finalización del estado de alarma, una posible solución sería pedir al ciudadano que envíe por correo electrónico a una dirección del Ayuntamiento la siguiente documentación:

– Copia de un documento acreditativo de su identidad (DNI, Pasaporte…), en cualquier formato legible (PDF, formatos de imagen…).

– Si el certificado que se solicita es colectivo se deberán enviar copias de los documentos acreditativos de la identidad de todos los empadronados en el domicilio. Para los menores de edad se deberá aportar copia del certificado de nacimiento o del libro de familia.

 – Escrito firmado por el solicitante indicando una serie de datos como, por ejemplo, el nombre y apellidos, dirección de empadronamiento en el municipio, el nombre y apellidos de los demás empadronados en el domicilio para certificados colectivos, dirección del correo electrónico, motivo de la solicitud, teléfono de contacto…; con el objetivo de aumentar las garantías en la comprobación de su identidad y de no facilitarle en el certificado información que él no haya dado previamente. 

– En el caso de certificados colectivos, un escrito firmado por todas las personas mayores de edad empadronadas en el domicilio autorizando al solicitante del certificado. 

El Ayuntamiento acusaría recibo de la solicitud por el mismo medio y comprobaría que el solicitante y los que le autorizan están empadronados en la vivienda, pudiendo después remitir el certificado con los datos de los empadronados a la dirección de correo electrónico establecida por el solicitante.

Por último, se recuerda que en virtud del artículo 17.1 de la Ley 7/985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, “la formación, mantenimiento, revisión y custodia del Padrón municipal corresponde al Ayuntamiento”. En consecuencia, corresponde al mismo, como gestor del Padrón municipal, decidir finalmente qué documentación concreta va a exigir para garantizar que la solicitud se realiza por el interesado y que dispone de la representación o consentimiento de los restantes inscritos en la vivienda para la expedición del certificado colectivo, así como cuál va a ser el sistema de envío del certificado, pudiendo acudir a la correspondiente Agencia de Protección de Datos en caso de que tener dudas sobre el procedimiento”.

Grupo Meana está implementando el proceso sin poner en ningún momento en peligro los datos de carácter personal de las personas y sin embargo facilitando herramientas ágiles para la emisión de los certificados y que estos lleguen quien más lo necesite sin necesidad de desplazamientos y sin exponer a los Empleados/as públicos de las Administraciones locales.

Para ello, las Sedes Electrónicas desarrolladas por Grupo Meana gozan de la versatilidad suficiente para adaptarlas a cada situación, proceso o servicio y a los requisitos de cada Administración, aportando más garantías en el tránsito de la información así como seguridad jurídica utilizando su registro para dicho fin. A mayores se pueden crear registros electrónicos dependientes/independientes del general que permiten diferenciar las tramitaciones, similar a lo realizado por la Sede electrónica de la Seguridad Social. Y que se puede consultar aquí: http://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/HerramientasWeb/adbeec6e-cd60-4373-b571-4440166debea

“de acceso “sin certificado” para facilitar que cualquier interesado, que no disponga de los medios señalados, pueda presentar escritos y solicitudes. 

Este acceso tiene carácter provisional, se mantendrá mientras permanezca la situación ocasionada por el COVID19, y debe utilizarse de manera excepcional, únicamente para realizar presentaciones urgentes, que no pueden ser aplazadas.

La presentación, al no realizarse con medio de identificación electrónico, no se formaliza en el Registro Electrónico de la Seguridad Social, ni incorpora firma, por lo que no es  suficientemente segura. El organismo de la provincia seleccionada podrá ponerse en contacto con el interesado para la acreditación de su identidad o la verificación de la información y datos remitidos.”

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